Lieferanten schicken PDF- statt Papierrechnungen

28.01.16 09:37

Rothenberger spart mit E-Invoicing

Von Desiree Backhaus

E-Invoicing ist im deutschen Mittelstand noch nicht besonders weit verbreitet. Dabei kann es sich lohnen: Der Werkzeug- und Maschinenhersteller Rothenberger hat mit E-Invoicing die Hälfte der Prozesskosten gespart.

Milous Chab/Hermera/Thinkstock/Getty Images

E-Invoicing macht Schluss mit Papierarchiven

Digitalisierung hin oder her: Bei der Rechnungsstellung dominiert in Deutschland nach wie vor das Papierdokument. Vor allem der deutsche Mittelstand steht dem E-Invoicing skeptisch gegenüber. Viele Unternehmen, die Papierrechnungen von ihren Lieferanten erhalten, scannen sie mithilfe eines Dienstleisters ein, und bearbeiten sie anschließend elektronisch weiter. Bis vor zwei Jahren nutzte auch Rothenberger Werkzeuge diese halbautomatisierte Lösung. Inzwischen erhält der Hersteller von Rohrwerkzeugen und Maschinen aus dem hessischen Kelkheim allerdings etwa 90 Prozent seiner rund 50.000 Rechnungen pro Jahr als E-Mailanhang per PDF.

„Ursprünglich wollten wir uns lediglich einen neuen Scandienstleister suchen“, erklärt Gerald Schilhansl, Teamleiter Finanzbuchhaltung bei dem Mittelständler (ca. 300 Millionen Euro Umsatz). Doch die Investitionen wären erheblich gewesen und so entschied sich Rothenberger gleich für eine Umstellung auf E-Invoicing. Netter Nebeneffekt: Rothenberger war Teil eines Forschungsprojektes zur Nutzung von elektronischen Rechnungen im Mittelstand, an dem unter anderem auch die Goethe Universität Frankfurt teilnahm. Daher konnten sich die Hessen über finanzielle Zuschüsse von der Bundesregierung freuen.

Rothenberger erhält PDF-Rechnungen, XML-Konvertierung übernimmt Dienstleister

Der Rechnungsprozess läuft bei Rothenberger nun wie folgt ab: „Unser Lieferant schickt die Rechnung via E-Mail“, erklärt Schilhansl. „Wir leiten sie an unseren Dienstleister weiter, der das PDF in eine XML-Datei konvertiert und an uns zurückübermittelt.“ Rothenberger arbeitet mit Compraga, einem E-Invoicing-Anbieter, zusammen. Die XML-Datei und die PDF-Rechnung laufen danach direkt in ein Rechnungsverarbeitungstool von SAP ein, welches das Unternehmen bereits 2010 eingeführt hat. „Die nachgelagerten Prozesse müssen automatisiert sein, sonst ergibt auch eine elektronische Rechnung keinen Sinn“, sagt der Finanzbuchhalter.

Manuelle Eingriffe sind inzwischen nur noch selten notwendig. Die Einsparungen sind enorm: „Dieser Prozess kostet uns nur etwa halb so viel wie der Scanprozess“, sagt Schilhansl. Inzwischen hat der Mittelständler die Lösung auch in den Niederlanden, Belgien, Frankreich und der Schweiz eingeführt.

Zugferd-Initiative zieht bei deutschen Unternehmen nicht

Noch kostengünstiger käme es Rothenberger, wenn die Lieferanten ihre Rechnungen direkt im XML-Format anliefern würden, weil der Konvertierungsschritt entfallen würde. Die Zugferd-Initiative des Bundeswirtschaftsministeriums verfolgt genau dieses Ziel: Die Initiative hat ein standardisiertes Format entwickelt, das es ermöglicht, Rechnungsdaten als XML-Dateien in einem PDF-Dokument zu übermitteln. „So arbeitet aber noch keiner unserer Lieferanten“, so Schilhansl. Vor allem die kleinen Unternehmen scheuen den Aufwand. Von der PDF-Lösung konnte Rothenberger aber die meisten überzeugen: „Wir haben verschiedene Ansprachemethoden ausprobiert: viel oder wenig Information im ersten Schritt, viel oder wenig Druck, doch bitte umzustellen.“ Am besten funktioniert hat: Wenig Informationen und viel Druck – etwa der Hinweis, dass man ab sofort Gebühren für Papierrechnungen verlange. Das kann sich natürlich nicht jedes Unternehmen erlauben.

Backhaus[at]derTreasurer.de