Das Vier-Augen-Prinzip in kleinen Abteilungen

02.02.12 14:08

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist teuer

Von Stefan Peter

Eigentlich sollten Unternehmen gerade in sensiblen Bereichen wie dem Treasury auf möglichst viel Sicherheit setzen. Das Vier-Augen-Prinzip lässt sich wegen fehlender Mitarbeiter jedoch häufig nur unzureichend umsetzen.

Das Vier-Augen-Prinzip lässt sich im Treasury wegen fehlender Mitarbeiter häufig nur unzureichend umsetzen.

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Das Vier-Augen-Prinzip lässt sich im Treasury wegen fehlender Mitarbeiter häufig nur unzureichend umsetzen.

Das Problem ist in vielen mittelständisch geprägten Treasury-Abteilungen bekannt: Gerade in sehr kleinen Finanzabteilungen gestaltet sich eine sinnvolle Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips bei der Unterschriftenregelung oft als recht schwierig. Ein Ausschluss von Missbrauch ist immer mit dem Einsatz von entsprechenden Mitteln und ausreichend Personal verbunden, was allerdings ungern bewilligt wird.

 

Im Bereich Treasury kommt hinzu, dass eine inhaltliche Kontrolle durch Abteilungsfremde aufgrund der Komplexität oft nur schwer durchführbar ist. Zudem bewegen sich Wirtschaftsbetrüger erfahrungsgemäß auf bekanntem Boden im eigenen Jagdrevier und fälschen eher selten gesamte Prozessketten – damit sind sie Außenstehenden immer einen Schritt voraus

Mittelständige Treasury-Abteilungen sind zu klein

Grundsätzlich handelt es sich beim Vier-Augen-Prinzip um eine technische Ausprägung einer Funktionstrennung. Ein gesamter Prozess darf nie unter der Kontrolle nur eines einzelnen Mitarbeiters laufen. Experten glauben, dass eine Mindestabteilungsgröße von acht bis neun Personen für eine sinnvolle Umsetzung erforderlich ist – Personenzahlen, die in mittelständischen Treasury-Abteilungen häufig unterschritten werden. Außerdem verengt sich durch entsprechende Vertretungsregelungen die auf den ersten Blick große verfügbare Mitarbeiterzahl wieder deutlich. Als Grundregel gilt: Kann ein Vier-Augen- Prinzip nicht sinnvoll umgesetzt werden, sollte man zumindest sogenannte kompensierende Maßnahmen („Compensating Controls“) anwenden. Beliebte Modelle hierfür sind regelmäßige transparente Stichproben einer angemessenen Anzahl an Geschäftsfällen durch einen Vorgesetzten. Zudem sollte die zweite Unterschrift durch eine Person geleistet werden, die beauftragt und in der Lage ist, alle relevanten internen operationellen Regelungen zu kontrollieren, und die sich gegebenenfalls einen Belegsatz des Grundgeschäftes zum Transfer vorlegen lassen kann.

 

In derartigen Fällen wird auch die interne Revision bei regelmäßigen Prozessaudits längere Zeiträume rückwirkend kontrollieren und untersuchen, welche Regelungen es gibt, ob damit alle Risiken abgedeckt sind und ob diese überhaupt eingehalten werden.

Redaktion[at]derTreasurer.de