Digitalisieren, visualisieren, analysieren: wie Sie 2022 Unternehmensausgaben besser im Auge behalten

Im Treasury ist es u.a. Ihre Aufgabe Ausgaben im Unternehmen zu steuern. Dazu benötigen Sie Transparenz und Kontrolle über individuelle Ausgaben einzelner Mitarbeiter, als auch Unternehmensausgaben von Abteilungen, Händlern und Projekten.

Um effektiv zu arbeiten, müssen Unternehmensausgaben sowohl detailliert überschaut werden, aber Mitarbeiter trotzdem in der Lage sein, Ausgaben selbstbestimmt und flexibel zu tätigen.

Was ist Ausgabenmanagement?

Mit einer Ausgabenverwaltungsplattform werden Finanzen digitalisiert, um in Echtzeit Kontrolle über Spesenabrechnungen, Abteilungsausgaben und Finanzbudgets zu erhalten.

Die verbesserte Transparenz hilft Ihnen fundierte Entscheidungen zu helfen und drei ehemals separate Elemente – die Spesenabrechnung, die Abrechnung von Firmenkreditkarten und die Abwicklung der Portokasse – zu kombinieren.

4 Gründe Ihre Unternehmensausgaben zu digitalisieren

1.       Effizienzen und Optimierungen

Durch Ausgabenverwaltung werden Prozesse optimiert und digitalisiert. Sie sparen Zeit und Geld gegenüber bisher manuellen Ausgaben- und Spesenabrechnungen, und reduzieren die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich.

Fälschlich angeforderte Rückerstattungen fallen seltener durchs Raster, Übertragungsfehler sind nicht möglich und die Ausgabendaten werden zusätzlich mit Details angereichert.

2.       Berichterstattung

Ausgabenverwaltung gibt einen Echtzeit-Einblick in ausgehende Zahlungsströme. So kann Einblick in Trends und Vorgänge gewonnen werden, angefangen bei Budgets bis hin zu Prozessen und Richtlinien rund um Ausgaben.

Die schnelle und einfache Berichterstattung und Budgetverwaltung gibt Finanzverantwortlichen die notwendigen Daten, um in Zukunft bessere Entscheidungen treffen zu können.

3.       Mitarbeitermotivation

Jeder der schon mal eine längere Spesenabrechnung nach einer Geschäftsreise oder einem Messebesuch abgegeben hat, kann sich vorstellen wie viel Arbeit dabei entsteht. Durch Ausgabenautomatisierung werden Prozesse verbessert und Fehlerpotential verringert.

Mit Prepaidkarten wird Mitarbeitern Vertrauen symbolisiert, Spesen sind ein Ding der Vergangenheit. Durch die automatisierte monatliche Ausgabenabrechnungen können sich sowohl Mitarbeiter als auch die Finanzabteilung auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

4.       Flexibilität

Mit Ausgabenmanagement haben Unternehmen die Möglichkeit, Mitarbeitern flexibel Budgets zuzuordnen. Entweder monatlich festgelegte Budgets oder flexibel angepasst für Geschäftsreisen oder Events. Gerade in Corona-Zeiten, in denen viele Mitarbeiter im Home-Office sind, sind intelligente Prepaidkarten und ein durchdachtes Ausgabenmanagement hilfreich, um Zahlungsprozesse nicht zu verzögern.

Spezifische Ausgabenerlaubnisse werden je nach Aufgaben des Mitarbeiters oder Teams flexibel oder rollenbasiert zugeordnet.

Noch immer verlangen 35% aller deutschen Unternehmen von ihren Mitarbeitern Spesen- und Reisekosten auszulegen, die gegen Belege zurückerstattet werden. Geteilte Firmenkarten (39%), bezahlen auf Rechnung (31%) und Bargeld aus der Portokasse (20%) sind ebenfalls üblich.
(Quelle: Soldo-Umfrage 2021)

Soldo bietet hierzu eine Lösung – eine Kombination aus Prepaid-Kreditkarten, ausgestellt pro Mitarbeiter, Team oder Projekt, gekoppelt mit einer Plattform zum digitalen Ausgabenmanagement.

Ausgaben werden direkt beim Kauf in einer App festgehalten und stehen dem Finanzteam so in Echtzeit zur Verfügung. Über Integrationen, wie z.B. mit DATEV, werden Daten direkt an gängige Buchhaltungssysteme weitergegeben. Die Transparenz und Kontrolle verhilft Unternehmen zu mehr Effizienz, Mitarbeitermotivation und Flexibilität ihrer Ausgaben.

Konzentrieren Sie sich im Jahr 2022 auf Ihr Unternehmenswachstum – in unserer Studie haben wir 900 Unternehmen in Europa befragt was sie für 2022 prognostizieren und was Finanzteams tun können, um die Anforderungen zu bewältigen. Zum kostenlosen Download geht es hier.