Treasurer sollten bei E-Rechnungen auf die Leitweg-ID achten.

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01.06.21
Cash Management & Zahlungsverkehr

E-Rechnung: Das läuft noch schief

Bei dem Thema E-Rechnung gibt es noch einige Hürden. Das betrifft vor allem die Leitweg-ID. Darauf können Treasurer achten.

Seit rund einem halben Jahr müssen Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand im Bund zusammenarbeiten, Rechnungen elektronisch einreichen. Nachdem die Vorbereitungen bis zum Stichtag, dem 27. November 2020, eher holprig liefen, sei der Start einigermaßen geglückt, meint Donovan Pfaff: „Im Großen und Ganzen funktioniert das Thema E-Rechnung gut und trifft auf immer mehr Akzeptanz, nur ein Problem tritt immer wieder auf“, beobachtet der CEO der Unternehmensberatung Bonpago.

„Noch die größte Baustelle“ sei die Einbindung von Lieferanten, die mit der Bundesverwaltung zusammenarbeiten. Relevant sind diejenigen, die per Direktgeschäft mit einem Volumen von 1.000 Euro und mehr oder über Rahmenvereinbarungen zusammenarbeiten. „Wenn der Lieferant eine E-Rechnung verschickt, muss diese eine Leitweg-ID erhalten. Diese fehlt derzeit noch in vielen Systemen der Lieferanten und muss dann im Vorfeld nochmal erfragt werden“, erklärt Pfaff.

Die Leitweg-ID ist deshalb so wichtig, weil durch sie eine Rechnung erst korrekt zugewiesen werden kann. Durch die Leitweg-ID wird eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der Rechnung durch die zentralen Rechnungsplattformen des Bundes an die angeschlossenen Systeme der Behörden möglich.

 

E-Rechnung: Behörden müssen mehr informieren

Eine Erklärung, warum es in diesem wichtigen Punkt noch nicht rundläuft, sieht Pfaff in der Unkenntnis vieler Ämter - auch außerhalb der Bundesbehörden: „Wir haben bei verschiedenen Behörden angerufen und mussten feststellen, dass viele gar nicht wussten, was die Leitweg-ID überhaupt ist.“ Dabei sei es für ihn die Aufgabe der Verwaltung, auf die Lieferanten zuzugehen und zu erklären, dass diese ID benötigt werde. Das Problem: Falls die Leitweg-ID auf der Rechnung fehlt, wird diese abgelehnt oder falsch zugeordnet – und das bedeutet schließlich mehr Aufwand für beide Seiten. Ein zentrales Register aller IDs existiert bisher nicht.

Neben einer besseren Kommunikation hat Pfaff auch einen Tipp für die Unternehmen: Bei Peppol oder beim Portal des Bundes erhalten Rechnungsversender zum Beispiel eine Rückmeldung, ob die E-Rechnung richtig eingereicht ist, bei einem E-Mail-Versand aber nicht. „Deshalb sollten die Unternehmen von sich aus den richtigen Weg nutzen, dass sie immer eine Rückmeldung bekommen, gerade wenn sie zum ersten Mal E-Rechnungen verschicken“, rät Pfaff. So könnten Treasurer auch von der Transparenz eines Rechnungsprozesses über die eigenen Unternehmensgrenzen hinweg profitieren.

s.backhaus[at]dertreasurer.de

Wie weit deutsche Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung sind und welche Vorgaben bei der Einführung zu beachten sind, erfahren Sie auf der Themenseite E-Invoicing.