Was Treasurer über E-Signaturen wissen müssen

Die Coronakrise beschleunigt den Wandel in der Arbeitswelt – zum einen ist Remote Work plötzlich für viele eine Selbstverständlichkeit, zum anderen schreitet die Digitalisierung von Arbeitsprozessen voran. Ein Prozess, der insbesondere für die Arbeit des Treasury aus dem Homeoffice gebraucht wird, ist die elektronische Signatur, die für interne und externe Geschäftsvorgänge genutzt werden kann.

Treasurer können damit von jedem Ort aus Dokumente elektronisch unterzeichnen. Die Anwendungsfälle der E-Signatur sind vielfältig – von Auditberichten und Cash-Pool-Vereinbarungen bis hin zur Kontoeröffnung oder Kreditverträgen. Doch es geht nicht nur darum, ein Dokument zu signieren. Mit speziellen Tools lässt sich zudem der gesamte Unterschriftsprozess digitalisieren. Die Deutsche Bahn nutzt zum Beispiel die elektronische Unterschrift für den Avalprozess.

Seit Juli 2016 gilt in Europa die eIDAS-Verordnung, die besagt, dass E-Signaturen rechtswirksam sind. Das gilt für alle Länder in der EU. Außerhalb der EU hat jedes Land eigene Regeln, wann elektronische Unterschriften gelten. Insgesamt gibt es drei Arten von E-Signaturen: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die Signaturen unterscheiden sich dabei im Sicherheitsniveau.

Wenn Treasurer elektronisch unterschreiben, erfolgt dies meist über ein spezielles Tool. Dieses erstellt über einen Algorithmus anhand eines privaten Schlüssels, den nur der Treasurer besitzt, eine E-Signatur. Dieser Schlüssel wird geheim gehalten. Dabei ist die Signatur mit einem Zeitstempel versehen. Eine qualifizierte E-Signatur ist in der EU einer Wet-Ink Signature gleichgestellt. „Schlussendlich ist der Wechsel von der physischen Signatur zur Qualified Electronic Signature so zu sehen wie im Mittelalter der Wechsel von der Nutzung des Siegelrings zur Unterschrift“, meint Harald Mücke, Bank Facility Manager bei Siemens. Die elektronische Signatur hat jedoch den Vorteil, dass sie zusätzlich sicherstellt, dass das Dokument im Nachhinein nicht verändert werden kann – in einem solchen Fall wird die Signatur ungültig.

Die Vorteile von E-Signaturen liegen dabei klar auf der Hand: Sie erhöhen die Flexibilität für Treasurer und ermöglichen ein Arbeiten von überall aus. Verträge können so schneller abgewickelt werden. Auch die Sicherheit der Unterschriften steigt: Es gibt verschiedene Authentifizierung-Methoden, um sicherzustellen, dass auch wirklich der Eigentümer der qualifzierten Signatur unterschreibt. Die Einführung eines E-Signatur-Prozesses kostet zwar Geld – bei den Tools fallen Implementierungs- und Transaktionskosten an –, längerfristig spart das Unternehmen aber Papier und Porto-Kosten. Darüber hinaus ist die elektronische Signatur eine Voraussetzung um auch in Zukunft mobil zu arbeiten.

Trotz der Vorteile ist die elektronische Signatur noch nicht bei allen Unternehmen angekommen. Insbesondere im Schriftverkehr mit Banken spielen digitale Unterschriften noch eine eher untergeordnete Rolle: Der Verband Deutscher Treasurer hat im November 2020 eine Umfrage unter den Mitgliedern durchgeführt, an der sich 200 Unternehmen beteiligten. Dabei kam heraus, dass um die 70 Prozent der Befragten für interne Anwendungsfälle E-Signaturen verwendet. Damals nutzte jedoch nur rund ein Drittel die E-Signatur für externe Vorgänge.

Die Zurückhaltung liegt laut Siemens-Experte Mücke vor allem daran, dass viele Treasurer der E-Signatur skeptisch gegenüber stünden und die Vorteile noch nicht erkennen würden. Zudem würden sie sich unwohl dabei fühlen, dem Zertifizierer für die qualifizierte Signatur ihren Personalausweis vorab zu geben. Diesen brauchen die Zertifizierungsstellen, um eine Person zu verifizieren. „Die Zertifizierungsstellen sind zwar entsprechend reguliert und unterliegen speziellen Audits, allerdings kennen die Treasurer sie nicht aus ihrem täglichen Leben, sowie zum Beispiel Banken oder Versicherungen, denen sie vertrauen“, beobachtet Mücke. Das Management müsste den Einsatz von E-Signaturen vorleben, damit andere Mitarbeiter mitziehen, fordert Mücke. „Es muss eigentlich bei jeder Unterschrift nachgefragt werden, warum der Mitarbeiter nicht elektronisch unterzeichnet hat.“ Bei Siemens arbeitet man daran, jede Leitungsfunktion mit E-Signaturen auszustatten und diese auch bei den täglichen Geschäftsvorfällen einzusetzen.

Ein Grund dafür, dass E-Signaturen in der Kommunikation mit Banken bislang eine eher untergeordnete Rolle spielen, sind eingeschränkte Fähigkeiten auf Seiten der Finanzhäuser: Eine DerTreasurer-Umfrage unter sieben Banken hat gezeigt, dass viele Geldhäuser noch in zu wenigen Bereichen sowie Ländern E-Signaturen anbieten. Allerdings planen nahezu alle befragten Banken, Fähigkeiten rund um digitale Unterschriften auszubauen.

Auch Mücke nimmt bei den Banken eine zunehmende Bereitschaft wahr, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Dabei müsse man auch pragmatische Wege finden: „Wir hatten einmal den Fall, dass der Acrobat Reader einer Bank die Unterschrift nicht erkennen konnte. Der Acrobat Reader hatte den Trust Server nicht hinterlegt. Im Siemens Netzwerk trat dieser Fehler jedoch nicht auf. Problem erkannt, Ursache gefunden. Ich habe dann für die Bank eine Guideline mit Screenshots erstellt, wie sie das System einstellen soll.“ Anschließend habe es funktioniert. Sein Fazit: „Wenn alle an einem Strang ziehen, dann läuft es. Wenn man darüber hinaus noch lösungsorientiert vorgeht und sich nicht in Problemen verliert, kommt man voran.“