patpitchaya/iStock/Thinkstock/Getty Images

19.02.20

Intelligentes Matching

Zahlungseingänge den jeweiligen Rechnungen zuzuordnen, fällt vielen Finanzabteilungen schwer. Softwarelösungen können Abhilfe schaffen - und zugleich das Working Capital verbessern.

Für viele Treasury-Abteilungen ist die folgende Situation alltäglich: Auf einem Firmenkonto geht ein Betrag ein, es lässt sich aus dem Zahlungsstrom allerdings nicht erkennen, für welche Leistung der Kunde konkret bezahlt hat, weil der Verwendungszweck unvollständig ist. Häufig werden mehrere Rechnungen gebündelt, die dann zum Teil mit, zum Teil ohne Skonto bezahlt werden. Vereinzelt kommt es auch zu Abzügen bei Rechnungen, oder es werden erteilte Gutschriften mit dem Überweisungsbetrag verrechnet.

Die Folge: Der Lieferant kann den Geldeingang nicht automatisch zuordnen, weil wesentliche Informationen fehlen. Nun müssen sich Mitarbeiter auf die Suche begeben, um einen Abgleich zwischen offenen Rechnung und Zahlungseingang herzustellen. Diese manuelle Zuordnung ist zeitintensiv und fehleranfällig. Im schlimmsten Fall erhält der Kunde trotz erfolgter Zahlung eine Mahnung oder kann keine neue Bestellung tätigen, solange das Kundenkonto beim Lieferanten - fälschlicherweise - noch einen Rückstand aufweist.

Manuell wird es teuer

Für die Unternehmen ist das ärgerlich. Eine Marktstudie zeigt, dass der Abgleich einer einzelnen Rechnung im Durchschnitt 20 bis 25 Cent kostet, bei vollständig manueller Verarbeitung ist es ein Vielfaches dieses Betrags. Für Einzelfälle ist dies verkraftbar, aber bei Unternehmen mit einem hohen Fakturierungsaufkommen, insbesondere über kleinere Beträge, fallen die direkten Kosten ins Gewicht. Hinzu kommt, dass ein geringer Automatisierungsgrad auch das Working Capital belastet: Forderungen sind länger ausstehend, die wichtige Kennzahl „Days Sales Outstanding“ (DSO) verschlechtert sich. Der Studie zufolge können Unternehmen, die in Sachen Automatisierung zu den Top-25-Prozent gehören, nahezu alle Rechnungen in einem Tag zuordnen. Die schlechtesten 25 Prozent brauchen im Schnitt zwölf bis 13 Tage für die Abwicklung. Überdies wird hier auch jede vierte Rechnung zu spät bezahlt.

Der Einsatz spezieller Software kann Finanzabteilungen dabei helfen, den sogenannten Order-to-Cash-Zyklus schneller und effizienter zu gestalten. So können neue Softwarelösungen mit Hilfe von selbstlernenden Algorithmen Geldeingänge offenen Rechnungen zuordnen. Die Software, die in das ERP-System des jeweiligen Unternehmens integriert wird, ordnet Zahlungseingänge und Rechnungen anhand von Gemeinsamkeiten in den Daten zu. Treasury-Abteilungen, die eine solche Software einsetzen, konnte die Automatisierungsquoten je nach Ausgangslage um bis zu 30 bis 40 Prozent erhöhen.

Besonders geeignet ist diese Lösung für Firmen im B2B-Segment, die ihre Kunden kontinuierlich beliefern und somit immer mehrere offene Rechnungen haben. Zahlen diese nur einen Teilbetrag oder mehrere Rechnungen gebündelt, ist ein automatischer Abgleich ohne Spezialsoftware in der Regel nicht möglich. Auch Unternehmen, die in asiatischen Märkten tätig sind, könnten von dem intelligenten Matching profitieren. Denn dort bezahlen Kunden mit diversen Zahlungsmethoden in unterschiedlichen Währungen, und es gibt verschiedene Zahlungsverkehrsformate, von denen viele Zahlungsinformationen nur eingeschränkt weiterleiten.

Neben operativen Einsparungen und Verbesserungen im Working Capital bietet der Einsatz solch einer Software noch einen dritten Vorteil für die Unternehmen: Sie können auf Basis vollständiger und genauerer Informationen das Zahlungsverhalten ihrer Kunden systematisch analysieren. Dies ermöglicht es der Finanzabteilung, das Forderungsmanagement insgesamt zu verbessern. Darüber hinaus steigt die Kundenzufriedenheit: Das Unternehmen kann Kreditlinien und Bestellkontingente früher freigeben als die Konkurrenz. Es entsteht ein Wettbewerbsvorteil.