Die Treasury-Abteilung des Energieversorgers Marquard & Bahls befindet sich mitten in der Umsetzung eines großen Digitalisierungsprojekts im Zahlungsverkehr. Seit kurzem kooperieren die Hamburger mit dem Cloudspezialisten TIS und versuchen dadurch, die Prozesse ihrer Geldströme weltweit zu standardisieren. „Es war notwendig, im Zahlungsverkehr etwas zu machen“, erklärt Marco Hahn, Senior Manager Risk & Analytics bei Marquard & Bahls. „Wir rollen derzeit SAP S/4 Hana weltweit aus. Deshalb wollen wir uns auch bei den Zahlungen global aufstellen.“
Die Marquard & Bahls Gruppe hat im Zahlungsverkehr derzeit noch mit vielen verschiedenen Zahlungsformaten zu kämpfen, die von Bank zu Bank unterschiedlich sind. „In unserer Aufstellung sind wir global noch nicht lieferfähig. Speziell in den Vereinigten Staaten und in Großbritannien ist es ziemlich kompliziert“, erklärt Hahn.
Marquard & Bahls
Marquard & Bahls digitalisiert seinen Zahlungsverkehr
Enge Zusammenarbeit mit der IT wichtig
Das sorgt für einen enormen manuellen Aufwand: „Ich hatte einen Mitarbeiter, der sich die Hälfte seiner Arbeitszeit nur darum gekümmert hat, dass die Zahlungsformate passen.“ Das war einer der Hauptgründe, warum sich der Energieversorger für die Zusammenarbeit mit TIS entschieden hat. Laut Hahn teilt das Softwarehaus die verschiedenen Bankformate und bietet dadurch eine Art „Shared Service“ an. „Mit den meisten unserer Banken haben sie schon einmal gearbeitet. So gibt es in jedem Fall etwas, auf das wir aufsetzen können.“
Wichtig ist Hahn auch die enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung: „Ohne Abstimmung mit der IT kann man ein solches Projekt mittlerweile nicht mehr umsetzen.“ Vor ein paar Jahren sei das noch anders gewesen. „Ich will aber keine File-Schnittstellen, sondern die Datenbanken von TIS und SAP sollen miteinander kommunizieren. Ohne die IT geht das nicht.“
Das neue System von Marquard & Bahls soll die Treasury-Abteilung des Traditionsunternehmens fit für die Zukunft machen. „Wir müssen in Zukunft mit der gleichen Mannschaft mehr Aufgaben und Themen bewältigen“, gibt Hahn einen Einblick, wie sich das Treasury der Hamburger verändern wird. Ohne technologisch aufzurüsten, werde man dazu aber nicht in der Lage sein. „Instant Payment und Swift GPI sind zum Beispiel interessant. Aber ich brauche Kapazitäten dafür.“
Marquard & Bahls
M&B-Projekt hat drei Teile
Marquard & Bahls befindet sich nun mitten im Projekt, das sich in drei Teile unterteilt. „Wichtig sind die saubere technische Umsetzung unter Einbeziehung der Sicherheitsaspekte und die direkte Integration ins SAP-System“, erklärt Experte Hahn. „Der dritte große Teil ist die Bankenkommunikation.“
Durch die Kooperation mit TIS will sich Marquard & Bahls auch flexibler aufstellen: „Wir sind offen für alle möglichen Kanäle – sei es Ebics, Host-to-Host oder Swift“, sagt Hahn. Grundsätzlich entscheide das Treasury von Marquard & Bahls, welches Format am besten zu der jeweiligen Bank passt. „Eine holländische Bank kann ich ja beispielsweise gar nicht per Ebics anbinden.“
Speziell beim Corporate Seal hofft der Treasurer, Effizienzen heben zu können: War früher ein Mitarbeiter für viele verschiedene Konten bevollmächtigt, ist es jetzt oftmals ein „technischer User“, wie Hahn erläutert. „Wir nehmen die Änderungen in unserem eigenen System vor, bei den Banken ändert sich der Bevollmächtigte aber nicht, da dieser keine echte Person ist.“ Bei den internen Änderungen bleibt das Vier-Augen-Prinzip erhalten, was Hahn vor allem unter Compliance-Aspekten sehr wichtig ist.
Pilotphase gestartet
„Können es uns nicht leisten, zwei Tage nicht zahlungsfähig zu sein.“
Während Hahn Ebics und Host-to-Host parellel zum Betrieb umstellen kann, wird dieses Vorgehen laut ihm bei der Swift-Umstellung auf TIS nicht funktionieren. „Die Duplizierung vom BIC ist aufwendig“, erklärt er. Hier will Marquard & Bahls an einem Wochenende auf den neuen Kanal umspringen. „Swift ist eines der risikorelevanten Systeme. Wir können es uns nicht leisten, ein oder zwei Tage nicht zahlungsfähig zu sein.“
Im April wurden die ersten Testzahlungen durchgeführt. Pilotbanken sind die Unicredit und die Deutsche Bank; die BNP Paribas soll als drittes Geldhaus folgen. Die Arbeit an dem Projekt macht Hahn merklich Spaß: „Wir können bald den weltweiten Zahlungsverkehr ,straight-through' abwickeln. Wir haben wirklich das Gefühl, Marquard & Bahls voranzubringen.“
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