„Unsere Hausbanken waren überrascht“

Das Treasury der Brückner-Gruppe setzt stark auf Garantien. Rund 200 laufende Bürgschaften haben die Bayern momentan, erklärt Laura Wefers aus dem Group Treasury von Brückner. Bis vor wenigen Monaten hatte der Maschinen-und Anlagenbauer noch ein Problem: Der Prozess in der Handelsfinanzierung war aus Sicht der Treasury-Abteilung ineffizient. Früher trug ein Sachbearbeiter in einer Tochtergesellschaft die Daten in ein Word-Formular ein und schickte dieses per Mail samt Zusatzinformationen an das Group Treasury. Um die Daten an die Bank weiterzugeben, musste das Treasury die Daten in unterschiedliche Formate umwandeln. Denn: Die sieben Hausbanken wünschten sich PDFs, Word-Dokumente und eine Bank setzte auf ein Online-Tool. Der Rücklauf der erstellten Garantie erfolgte per E-Mail mit PDF-Anhang.Mit Mitigram und UnicreditEs musste also viel umgewandelt und händisch eingetragen werden. „Der Prozess war langwierig und fehleranfällig, da jede Bank ihre eigenen Formulare ausgefüllt zurückverlangte, bei denen jeweils an unterschiedlicher Stelle unterschiedliche Details gefordert waren“, sagt Wefers, die das Projekt für das Group Treasury geleitet hat. „Zudem entspricht eine Übermittlung der Garantiedetails per E-Mail an die Bank eigentlich nicht unseren internen Sicherheitsvorstellungen.“Das Treasury von Brückner machte sich daher an die Arbeit, einen digitalen End-to-End-Prozess für die Garantien zu kreieren. Die Bayern entschieden sich auf Vorschlag von Unicredit, die Garantiebeantragung per Ebics an die Banken zu übermitteln. Für das Pilotprojekt arbeitete das Treasury des Maschinenbauers mit dem Softwareanbieter Mitigram und mit Unicredit zusammen.„Mitigram konnte Aufträge schon per Swift an Banken senden, Swift konnten wir aber aus internen Gründen nicht nutzen“, erklärt Projektleiterin Wefers. Ebics sei daher eine naheliegende Alternative gewesen. „Trotzdem waren unsere Hausbanken ziemlich überrascht, als wir diesen Weg vorschlugen.“Garantien: digitaler End-to-End-ProzessDie Entwicklung des Ebics-Wegs ging ziemlich schnell. Stolperstein war in diesem Fall nicht die Technologie, sondern es waren die Banken. Denn laut Brückner-Treasurerin Wefers war es das erste Mal, dass ein Unternehmen den Garantieprozess im Trade Finance über Ebics abwickeln wollte. „Die Verträge waren ein hoher Aufwand, die mussten wir genau durchlesen“, erinnert sich Wefers. Jede Bank habe „eigene Anforderungen“ aufnehmen wollen. „Technisch war der Aufwand eher gering, als wir dann alle Wünsche kannten.“ „Technisch war der Aufwand eher gering, als wir dann alle Wünsche kannten.“ Laura Wefers, BrücknerDer neue Prozess sieht nun folgendermaßen aus: Der zuständige Sachbearbeiter in der jeweiligen Tochtergesellschaft trägt die betreffenden Daten direkt in das System ein und gibt per integrierter Chatnachricht Bescheid, dass eine Garantie anzufordern ist. In einem Kommentarfeld wird hinterlegt, welcher Text zu verwenden ist, und sonstige Informationen werden ebenfalls dort gespeichert. Das Group Treasury übernimmt die Bankenzuweisung und die Übermittlung der Daten an die zuständige Bank, und das Treasury vervollständigt die Daten der Tochtergesellschaft durch die betreffenden Bankdaten.Brückner mit erheblicher ZeitersparnisEin großer Vorteil: Die relevanten Texte sind im System hinterlegt und können per Drop-down-Menü ausgewählt werden, so dass der Inhalt in dem systemtechnisch richtigen Feld beim Speichern der Transaktion automatisch erscheint. Auch das Sicherheitsniveau kann Brückner so erhöhen: „Die Transaktion wird von zwei Usern im Vier-Augen-Prinzip analog zu Swift freigegeben und elektronisch an die ausgewählte Bank übermittelt“, erklärt Wefers. Der Rücklauf der erstellten Garantien erfolge ebenfalls per Ebics. Der Prozess sei nun auditierbar. Laut Treasurerin Wefers erspart ihr das Projekt nun viel manuellen Aufwand. Sie habe eine Zeitersparnis von 70 Prozent, da die Daten schon erfasst seien. Auch die Banken berichten von einer um 40 Prozent schnelleren Verarbeitung. „Wir haben diesen Prozess mittlerweile auch für Akkreditive umgesetzt“, sagt Wefers. „Hier sind wir noch in der Umstellung und mit drei Banken live.“

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