Unternehmen, die sich noch nicht mit elektronischen Rechnungen beschäftigt haben, sollten das dringend tun. Denn auf sie kommen neue Pflichten zu, wie das Europäische Parlament beschlossen hat. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Als Formate in Frage kommen etwa Zugferd, X-Rechnung sowie die XML-Formate Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL).
Für das gesamte Jahr 2025 sieht die Gesetzgebung noch eine Übergangsfrist vor, währenddessen können Unternehmen weiterhin noch Papierdokumente scannen und diese in ihr digitales Rechnungsmanagement integrieren. Ab 2028 dürfen Rechnungen dann nur noch elektronisch versendet werden.
E-Signatur: Vorteile für Treasurer
Bereits seit dem 27. November 2023 greift die sogenannte E-Rechnungsverordnung (ERechV) und verpflichtet öffentliche Einrichtungen wie Hochschulen, Krankenhäuser oder städtische Verwaltungen zu elektronischen Rechnungen.
„Was bisher nur als Empfehlung galt, um das Digitalisierungsniveau des eigenen Betriebs an den deutschen Standard anzupassen, wird nun auch für Produktions- und Dienstleistungssektoren zur Pflicht“, sagt Myrko Rudolph, Geschäftsführer des Beratungshauses Exapture.
Dafür sei eine Umstellung der internen Prozesse notwendig. „Zuallererst braucht es die Schaffung einer sattelfesten technischen Infrastruktur, die das Erstellen, Versenden und Empfangen der E-Rechnung in einem standardisierten Format ermöglicht“, erklärt Rudolph. Neben der Technik sollten Unternehmen auch ihre Mitarbeiter schulen, damit sie E-Rechnungen korrekt erstellen und versenden könnten. „Dazu braucht es auch ein gewisses Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen und der technischen Spezifikationen“, ergänzt Rudolph.
Trotz der Umstellung sieht der Digitalisierungsexperte Vorteile für Unternehmen: „Wesentliche Potentiale liegen in der Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht eine weitgehende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, wodurch zeitaufwendige manuelle Eingaben und damit auch Fehler reduziert werden.“ Hinzu kämen eine verbesserte Datenqualität und Transparenz. Dies läge nicht zuletzt an den standardisierten Formaten Zugferd und X-Rechnung, die eine verbesserte Nachverfolgung und Auswertung der Rechnungsdaten bringen würden.
Sarah Backhaus ist Redakteurin bei FINANCE und DerTreasurer. Ihre Themenschwerpunkte sind Restrukturierung, Transformation, Zahlungsverkehr und Cash Management.