Obwohl es virtuelle Konten schon länger gibt, zeigen Unternehmen erst jetzt mehr Interesse daran. Dabei kann eine solche Lösung dem Treasury viele Vorteile bringen.
Definition: Was sind virtuelle Konten?
Das Prinzip der virtuellen Konten ist einfach. Verschiedene Kontonummern werden mit einem physischen Master-Konto verknüpft. Unternehmen können zum Beispiel allen Tochtergesellschaften eigene virtuelle Kontonummern zuweisen, das Master-Konto bleibt bei der Hauptgesellschaft.
Die externen Zahlungseingänge, die mit virtuellen Kontonummern abgewickelt werden, können anhand der individuellen virtuellen IBAN (VIBAN) anschließend in der Kundenbuchhaltung eindeutig den Konzerngesellschaften zugeordnet und auf internen (oder „virtuellen“) Konten erfasst werden.
Dadurch wird erreicht, dass Liquidität direkt auf dem Master-Konto über alle Konzerngesellschaften hinweg verbucht wird und somit unmittelbar und genau disponiert werden kann. Ebenso ist für interne Buchhaltungszwecke anhand der verwendeten VIBAN eine eindeutige Zuordnung der Transaktionen zu den jeweiligen Tochtergesellschaften möglich. Ausgehende Überweisungen werden zentral über das physische Master-Konto ausgeführt und können über die VIBAN-Referenz dem jeweiligen virtuellen Konto der Gesellschaft zugeordnet werden.
Siemens und Kuka setzen auf virtuelle Konten
Siemens und Kuka setzen beispielsweise schon auf eine virtuelle Kontenlösung der Deutschen Bank. Der Technologiekonzern Siemens will mit der virtuellen Kontolösung seine Kontenlandschaft im Sepa-Raum drastisch verschlanken.
Dazu starteten die Münchener im Sommer 2022 ein Pilotprojekt mit der Deutschen Bank, die für den Konzern eine der Hauptbanken im Zahlungsverkehr ist. Zunächst sollen alle europäischen Deutsche-Bank-Konten in virtuelle Konten mit entsprechenden virtuellen IBANs umgewandelt werden. Das Gute dabei: Die alte IBAN beziehungsweise Kontonummer bleibt bestehen. Bisher erforderten die Änderungen von Kontonummern einen hohen Aufwand in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
Bei Kuka ist der Weg etwas anders. Da die Deutsche Bank beidem Robotikhersteller keine Hauptbank im Zahlungsverkehr ist, kann die Mehrheit der Konten nicht einfach umgewandelt werden. Bei Kuka müssen deshalb Konten geschlossen und im Anschluss neue virtuelle Konten eröffnet werden. Die Augsburger haben 95 Konzerngesellschaften und zählen weltweit über 500 Bankkonten. „Mit der Virtuelle-Kontenstruktur-Lösung der Deutschen Bank können wir unsere Cash-Pool-Strukturen fast 1 zu 1 beibehalten“, berichtet Treasury-Chef Peter Radtke. „Zudem haben wir mit diesem Projekt einen geringen Anpassungsaufwand und können das Projekt selbst aus dem Treasury steuern“, ergänzt Manuel Schlachter, Head of Treasury Controlling bei Kuka.
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Vorteile von virtuellen Konten
Virtuelle Kontolösungen haben mehrere Vorteile, erklärt Marc Müller, Head Corporate Coverage in der DACH-Region bei der Deutschen Bank. Zum einen ermöglichten virtuelle Kontonummern Cash Pooling in Echtzeit. Da die Buchung immer direkt auf dem Master-Konto erfolge, entfalle das End-of-Day-Pooling durch die Bank. So könne das Treasury die Liquidität jederzeit zentral verwalten, bei gleichzeitiger Transparenz der Geldflüsse und untertägigem Ausgleich von Geldein- und -ausgängen.
Zum anderen können laut Banker Müller Unternehmen Zahlungen schneller zuordnen und verbuchen. Das ist besonders sinnvoll, wenn sie eine komplexe Kontenstruktur und ein hohes Überweisungsvolumen haben. Das schaffe deutliche Effizienz bei der Allokation von Zahlungen sowie eine deutliche Erhöhung der Transparenz im Debitorenmanagement. Letztgenannter Punkt sei in einer sich abkühlenden Konjunktur von zunehmender Bedeutung für Unternehmen.
Außerdem können Unternehmen mit der Umstellung auf virtuelle Konten auch Kosten sparen. So entfallen zum Beispiel Kontoführungsgebühren sowie Cash-Pool-Kosten. Beispiel Kuka: „Die Vollkosten für den Betrieb eines Kontos liegen bei uns im Jahr bei rund 3.000 Euro, obendrauf kommen noch Kosten für die Kontoauszüge“, sagt Radtke. In Europa habe Kuka rund 300 Konten; wenn die Hälfte davon auf virtuelle umgestellt werde, spart der Robotikhersteller laut eigenen Aussagen im Jahr mindestens 300.000 Euro.
So gehen Treasurer bei der Umstellung vor
Der Aufwand der Implementierung von virtuellen Konten soll überschaubar sein. „Der zeitliche Aufwand ist relativ gering, aber man muss bei der Prüfung der Transaktionen der zu virtualisierenden Kontonummer sehr sorgfältig vorgehen“, sagt Heiko Nix, Leiter Cash Management and Payments bei Siemens. „Man muss prüfen, ob alle zukünftig geplanten Transaktionstypen auch mit einer virtuellen Kontolösung möglich sind.“ Des Weiteren könne bestehende Lastschriftmandate eine Änderung erfordern, da nun der Einzug de facto auf dem Master-Konto erfolge; auch im Trade-Finance-Bereich könne es zu Anpassungen kommen.
Kuka geht zum Start so vor, dass viele Testüberweisungen mit Cent-Beträgen durchgeführt werden und geprüft wird, ob die Überweisungen von virtuellen Konten über Ebics bei der Bank auch richtig verarbeitet werden können. Zudem sollten Unternehmen vorher auch mit dem jeweiligen TMS-Anbieter darüber sprechen, ob es Anpassungen bei der Systemanbindung geben muss.
Peter Radtke empfiehlt zudem, mit den einzelnen Tochtergesellschaften früh genug zu kommunizieren. So sollte ihnen vorher erklärt werden, dass die virtuelle Kontenstruktur im Außenverhältnis für Kunden und Lieferanten keine wesentliche Veränderung bedeute. Auch die Kunden müssten über die neue Kontonummer informiert werden.
Crossborder-Zahlungen sind noch eine Herausforderung
Damit virtuelle Konten von Unternehmen künftig noch mehr genutzt werden, ist es wichtig, dass sie auch grenzüberschreitend funktionieren. Im Zahlungsverkehr sei dies laut Banker Müller bei internationalen Transaktionen mit virtuellen Kontonummern schon überwiegend möglich.
Dabei gibt es aber noch einige Hürde für die Implementierung. Dafür müssten die mit dem Masterkonto verknüpften virtuellen Kontonummern unterschiedliche Länderpräfixe aufweisen. Zusätzlich wünschen sich Treasurer, dass virtuelle IBANs auch an Masterkonten in einem anderen Land verknüpft werden können, um trotz lokaler VIBANs Konten weiter zu rationalisieren. Noch ist das nicht möglich. Laut Müller wird die Deutsche Bank ab 2023 ihren Service grenzüberschreitend ausrollen.
In einigen Sepa-Ländern werde es dennoch nicht möglich sein, komplett auf virtuelle Kontolösungen umzustellen, schränkt der Banker ein. Dort bestehe aus regulatorischen oder steuerlichen Gründen vereinzelt die Notwendigkeit, weiterhin physische Konten lokal zu führen.
Sarah Backhaus ist Redakteurin bei FINANCE und DerTreasurer. Ihre Themenschwerpunkte sind Restrukturierung, Transformation, Zahlungsverkehr und Cash Management.