Corona könnte E-Invoicing beschleunigen

Von Sarah Backhaus

Für Unternehmen, die Aufträge von Bundesbehörden wahrnehmen wollen, rückt die Umstellung auf E-Invoicing immer näher. Wie sie aufgestellt sind und was Corona für die Umsetzung bedeutet.

Die Coronakrise hat vieles in den Hintergrund gedrängt, nicht aber das Thema E-Invoicing. „Während des Lockdowns sind viele postalische Rechnungen nicht pünktlich angekommen oder freigegeben worden, E-Rechnungen sind dagegen schnell und ortsunabhängig“, erläutert Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Bonpago. Daher sei die Nachfrage nach elektronischen Rechnungen zuletzt gestiegen.

Das stellt auch die Commerzbank fest, die mit dem E-Invoicing-Anbieter Crossinx kooperiert. „E-Invoicing hilft, das Buchhaltungswesen zu beschleunigen“, sagt Enno-Burghard Weitzel, Leiter Produktmanagement Trade Finance bei der Commerzbank. Corona habe dem Thema einen zusätzlichen Push gegeben, weil der Kostendruck bei den Unternehmen gestiegen sei. „Digitale Rechnungen sind günstiger, weil zum im Unternehmen manuelle Prozesse entfallen.“

E-Invoicing geht auch manuell

Unabhängig von Corona müssen viele Unternehmen aber ohnehin umstellen. Denn für Firmen, die Aufträge von Bundesbehörden wahrnehmen wollen, wird E-Invoicing zum 27. November 2020 verpflichtend. Darauf sind viele Unternehmen „noch nicht ausreichend vorbereitet“, mahnt Pfaff.

Zwar könnten Unternehmen die X-Rechnung, also den Standard für E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung, auch manuell in den Portalen der Bundesbehörden eingeben, erklärt er. Jedoch spiele die Unternehmensgröße dabei eine große Rolle. „Für Lieferanten mit kleinem Rechnungsvolumina funktioniert dieser Weg gut. Bei großen wird es wegen der Rechnungsmenge dagegen schwierig. Diese sollten sich damit beschäftigen, wie sie das Thema innerhalb des Unternehmens automatisiert umsetzen.“

Bei der Frage, ob es jetzt für eine Umstellung zu spät ist, sind sich die Experten uneinig. Bonpago-CEO Pfaff meint: „Bei kleinen Mittelständlern ist eine Einführung in bis zu acht Wochen möglich, bei Großkonzernen kann das bis zu sechs Monaten dauern.“ Entscheidend sei hier, über welche Softwarelösungen die Unternehmen bereits verfügen.

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E-Invoicing-Umsetzung geht relativ schnell

Die Commerzbank geht dagegen von einem kürzeren Zeitrahmen aus. „Wenn das Unternehmen schnell eine Entscheidung findet, läuft das neue System bei Mittelständlern schon in wenigen Wochen“, sagt Weitzel. Wenn der Umstieg auf E-Rechnungen beschlossen sei, „sollte das Unternehmen darauf achten, dass das System des Dienstleisters skalierbar ist“, rät Supply-Chain-Finance-Experte Alexander Pawellek von der Commerzbank.

s.backhaus[at]dertreasurer.de

Wie weit deutsche Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung sind und welche Vorgaben bei der Einführung zu beachten sind, erfahren Sie auf der Themenseite E-Invoicing.

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